Assistant BACK OFFICE – Boutiques en ligne F/H

Qu’est-ce que l’Assistance Back Office ?

L’Assistant(e) Back Office spécialisé(e) dans la gestion des boutiques en ligne en au centre des activités commerciales, sourcing, fabrication et logistique. L’entreprise élabore des boutiques en ligne, servant de plateformes pour la gestion des achats, le respect de l’image de marque, ainsi que la logistique des objets de communication et des vêtements d’image et de travail de ses clients. Le rôle de l’Assistant(e) Back Office est de s’assurer du bon fonctionnement et de l’animation de ces boutiques. Ainsi que la gestion des inventaires, la coordination avec les fournisseurs et la garantie d’une expérience utilisateur optimale. Voici les différents rôles :

Gestion des commandes et suivi

Il faut traiter les commandes en ligne, assurer le suivi des expéditions et gérer les stocks pour garantir une livraison efficace et dans les délais.

Support client

Un des rôles principaux est de servir de point de contact principal pour les questions des clients concernant les produits, les commandes ou les services. Il faut, ainsi, fournir un support et des solutions rapides et efficaces pour toutes les requêtes ou les problèmes rencontrés.

Maintenance et mise à jour des boutiques en ligne

En collaborant avec l’équipe technique, il faut assurer la mise à jour des contenus des boutiques en ligne, incluant les descriptions de produits, les prix et les promotions.

Gestion des stocks

Bien que cela puisse varier selon l’organisation de l’entreprise, la gestion des niveaux de stock est primordiale pour que les produits soient disponibles pour répondre aux commandes des clients et définir quand les recommander.

Gestion de l’image de marque

Il est important de veiller à ce que toutes les boutiques en ligne reflètent correctement l’image de marque de chaque client, conformément à ses directives et ses standards.

Optimisation des processus

Il est attendu de savoir identifier les opportunités d’amélioration des processus et des flux de travail pour augmenter l’efficacité opérationnelle et améliorer l’expérience client.

Rapports et analyses

Le rôle consiste également à préparer des rapports périodiques sur les performances des boutiques, les tendances des ventes, et les problématiques rencontrées, en proposant des actions correctives, si nécessaire.

Compétences et qualifications requises :

  • Formation Bac +2
  • Expérience préalable dans un rôle similaire dans un environnement e-commerce.
  • Maîtrise des outils informatiques, en particulier des CMS (Content Management System), ERP et CRM.
  • Bonnes capacités de communication verbale et écrite.
  • Aptitude à travailler de manière autonome tout en faisant partie d’une équipe plus large.
  • Excellentes compétences organisationnelles.

L’Assistant(e) Back Office en boutiques en ligne encapsule les compétences et les responsabilités nécessaires pour soutenir efficacement les opérations quotidiennes et contribuer au bon fonctionnement des plateformes e-commerce des clients.

ADV – Administration des Ventes F/H

Qu’est-ce que l’ADV ?

L’Administration des Ventes (ADV) désigne à la fois une fonction et le département d’une entreprise responsable de la gestion administrative et commerciale des ventes. Souvent mise au féminin, ce rôle est aussi bien masculin que féminin. La personne en charge de l’ADV, souvent désignée par le même acronyme, joue un rôle crucial dans le processus de vente, en assurant le lien entre les clients, les équipes de vente et les autres départements internes. Voici les principales responsabilités et aspects de ce rôle :

Gestion des commandes

L’ADV est responsable de la réception, du traitement et du suivi des commandes clients. Cela inclut la vérification des conditions de vente (prix, quantités, références produit, délais de livraison), la saisie des commandes dans le système informatique et le suivi jusqu’à la livraison.

Suivi client

Elle assure un suivi régulier avec les clients pour toute question ou problème relatif à leur commande. Cela peut inclure la gestion des réclamations, le suivi des retours, ou la mise à jour des clients sur le statut de leur livraison et au sein du CRM.

Coordination interne

L’ADV travaille en étroite collaboration avec les équipes de vente, de production, de logistique et de finance pour s’assurer que les commandes sont traitées efficacement et dans les délais. Elle agit comme un pivot central, facilitant la communication entre les différents services.

Gestion des stocks

Bien que cela puisse varier selon l’organisation de l’entreprise, l’ADV peut être impliquée dans la gestion des niveaux de stock, en veillant à ce que les produits soient disponibles pour répondre aux commandes des clients.

Facturation et suivi des paiements

Ce rôle est au cœur de la activité commercial et est souvent responsable de l’émission des factures, du suivi des paiements, en collaboration avec le département financier.

Reporting

L’ADV peut également être sollicitée pour préparer des rapports de vente et d’autres analyses nécessaires à la direction commerciale pour évaluer la performance des ventes et identifier les opportunités d’amélioration.

Qualités et compétences requises

  • Rigueur et organisation : gérer efficacement les multiples tâches administratives liées aux ventes.
  • Sens du service client : être à l’écoute et réactif pour répondre aux besoins des clients.
  • Capacités de communication : faciliter la communication entre les clients et les différents services internes.
  • Maîtrise des outils informatiques : utiliser efficacement les logiciels de gestion des commandes, de facturation et de CRM (Customer Relationship Management).
  • Capacité à travailler en équipe : collaborer avec les autres départements pour assurer un traitement fluide des commandes.

En somme, l’ADV joue un rôle essentiel dans la satisfaction client et l’efficacité du processus de vente, contribuant directement à la réussite commerciale de l’entreprise.