ADV – Administration des Ventes F/H

Fabricant d'objet promotionnel CDD Lille Publié le

Qu’est-ce que l’ADV ?

L’Administration des Ventes (ADV) désigne à la fois une fonction et le département d’une entreprise responsable de la gestion administrative et commerciale des ventes. Souvent mise au féminin, ce rôle est aussi bien masculin que féminin. La personne en charge de l’ADV, souvent désignée par le même acronyme, joue un rôle crucial dans le processus de vente, en assurant le lien entre les clients, les équipes de vente et les autres départements internes. Voici les principales responsabilités et aspects de ce rôle :

Gestion des commandes

L’ADV est responsable de la réception, du traitement et du suivi des commandes clients. Cela inclut la vérification des conditions de vente (prix, quantités, références produit, délais de livraison), la saisie des commandes dans le système informatique et le suivi jusqu’à la livraison.

Suivi client

Elle assure un suivi régulier avec les clients pour toute question ou problème relatif à leur commande. Cela peut inclure la gestion des réclamations, le suivi des retours, ou la mise à jour des clients sur le statut de leur livraison et au sein du CRM.

Coordination interne

L’ADV travaille en étroite collaboration avec les équipes de vente, de production, de logistique et de finance pour s’assurer que les commandes sont traitées efficacement et dans les délais. Elle agit comme un pivot central, facilitant la communication entre les différents services.

Gestion des stocks

Bien que cela puisse varier selon l’organisation de l’entreprise, l’ADV peut être impliquée dans la gestion des niveaux de stock, en veillant à ce que les produits soient disponibles pour répondre aux commandes des clients.

Facturation et suivi des paiements

Ce rôle est au cœur de la activité commercial et est souvent responsable de l’émission des factures, du suivi des paiements, en collaboration avec le département financier.

Reporting

L’ADV peut également être sollicitée pour préparer des rapports de vente et d’autres analyses nécessaires à la direction commerciale pour évaluer la performance des ventes et identifier les opportunités d’amélioration.

Qualités et compétences requises

  • Rigueur et organisation : gérer efficacement les multiples tâches administratives liées aux ventes.
  • Sens du service client : être à l’écoute et réactif pour répondre aux besoins des clients.
  • Capacités de communication : faciliter la communication entre les clients et les différents services internes.
  • Maîtrise des outils informatiques : utiliser efficacement les logiciels de gestion des commandes, de facturation et de CRM (Customer Relationship Management).
  • Capacité à travailler en équipe : collaborer avec les autres départements pour assurer un traitement fluide des commandes.

En somme, l’ADV joue un rôle essentiel dans la satisfaction client et l’efficacité du processus de vente, contribuant directement à la réussite commerciale de l’entreprise.

Descriptif du poste

Rôles principaux du ou de l »ADV :

  • Gestion des commandes : assurer le traitement des commandes de A à Z, de la réception jusqu’à la livraison, en veillant à respecter les délais et à garantir la satisfaction client.
  • Suivi client : être le point de contact privilégié pour les clients concernant toute question liée aux commandes, livraisons, facturations, et assurer un suivi rigoureux et réactif.
  • Facturation : préparer et envoyer les factures, gérer les avoirs, et suivre les paiements en collaboration avec le département comptabilité.
  • Gestion des litiges : identifier et résoudre les éventuels problèmes ou litiges relatifs aux commandes, en coordination avec les différents services internes.
  • Reporting : élaborer des rapports de suivi des ventes, des retards de livraison, et des indicateurs clés de performance pour aider à la prise de décision stratégique.
  • Optimisation des processus : contribuer à l’amélioration continue des procédures et outils de gestion des ventes pour augmenter l’efficacité du département.

Qualifications :

  • Formation supérieure en commerce, gestion ou équivalent.
  • Expérience préalable dans une fonction similaire serait un plus.
  • Excellente capacité d’organisation et de priorisation des tâches.
  • Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
  • Maîtrise des outils informatiques, en particulier des logiciels de gestion de commandes et CRM.
  • Sens du détail et réactivité face aux demandes clients.
  • Bonne capacité d’analyse pour le suivi des indicateurs de performance.
  • Bon niveau en anglais souhaité.
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Profil recherché

Cette liste non exhaustive vous permettra de vous reconnaître dans le rôle que notre client vous proposer de jouer au sein de son entreprise :

Sens de l’organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser efficacement et à respecter les délais dans un environnement dynamique.

Aisance relationnelle : compétence pour communiquer clairement et positivement avec les clients et les membres de l’équipe, en maintenant une attitude professionnelle en toutes circonstances.

Réactivité : aptitude à répondre rapidement aux demandes des clients et à résoudre les problèmes de manière efficace, garantissant ainsi la satisfaction client.

Attention aux détails : minutie dans le suivi des commandes et la gestion des données pour éviter les erreurs et garantir l’exactitude des informations.

Esprit d’équipe : volonté de collaborer et de soutenir les collègues pour atteindre les objectifs communs, partageant les informations et les meilleures pratiques.

Capacité d’adaptation : flexibilité pour s’ajuster aux changements de priorités et aux nouvelles situations, tout en restant focalisé sur les résultats.

Résolution de problèmes : compétence pour identifier les problèmes de manière proactive, analyser les situations et proposer des solutions créatives.

Sens de l’initiative : motivation pour prendre des initiatives visant à améliorer les processus et à augmenter l’efficacité du service.

Compétences attendues

LANGUES

Français Maîtrise
Anglais Intermédiaire

SAVOIR-ÊTRE

Capacité d'organisation et de gestion du temps
Attention aux détails
Sens du service client
Esprit d'équipe
Aisance relationnelle

SAVOIR-FAIRE

Connaissance des procédures de vente Minimum 5 ans d'expérience
Gestion des litiges Minimum 3 ans d'expérience
Compétences informatiques Minimum 5 ans d'expérience
Analyse de données Minimum 3 ans d'expérience

Entreprise

Nouveau sur ce secteur d’activité qu’est la communication par l’objet, cette entreprise a un savoir faire de plusieurs dizaines d’années dans la fabrication de produits de grande consommation.

Reconnue dans la distribution classique, elle a développé un département B2B qu’elle souhaite développer. Ses clients sont les revendeurs d’objets promotionnels.

L’équipe B2B est constituée de 4 personnes, le poste d’ADV est un remplacement de la personne qui évolue au sein de l’entreprise. Potentiel CDI.

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Personne en charge du recrutement

Colette Marghieri

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